|
|
坂本工業は従業員数40名以上のため、6月1日現在の障害者の雇用に関する状況（障害者雇用状況報告）をハローワークに報告する義務があり、7月15日までに提出することになっている。そこで、報告に当たって障害者の把握・確認するときにどのような確認方法を採ればよいか、社労士に相談することにした。
障害者雇用状況報告を7月15日までに提出する必要があるので、そろそろ書類の作成にとりかかろうと思っています。従業員の中から、障害者を把握・確認する際には、当然、プライバシーに配慮する必要があるかとは思いますが、具体的にどのようなことに注意すべきなのでしょうか。
ご質問については、厚生労働省から「プライバシーに配慮した障害者の把握・確認ガイドライン」が出ていますので、この内容を解説しましょう。障害者を把握・確認する方法としては、原則として雇用している従業員全員に対して申告を呼びかけることとされており、例外的に個人を特定して照会を行うことができる場合が定められています。
原則、従業員全員に向けて呼びかけることが必要なのですね。具体的にはどのような方法があるのでしょうか？
メールや書類の配布など、画一的な手段で従業員からの申告を呼びかけることになります。適切な事例としては、例えば以下のものがあります。
不適切な事例としては、休憩室にのみチラシを置いておくことや障害者と思われる従業員のいる部署に対してのみチラシを配布すること等があります。
なるほど。意図せず偏った呼びかけにならないように注意が必要ですね。
そのほか、例外はあるのですが、会社が他の目的で入手した情報を根拠に照会を行うことも不適切になります。例えば、所得税の障害者控除を行うために提出された書類を根拠にしたり、病欠・休職の際に提出された医師の診断書を根拠にしたりすることです。
会社としては、会社に報告した情報として扱ってしまいそうですが、やはり問題なのですね。
そうですね。さて、申告を呼びかけるに話を戻すと、呼びかけの際に明示する事項として以下の8つがあります。
1の「業務命令として、この呼びかけに対する回答を求めているものではないこと」はどのような意味ですか？
業務命令となると、呼びかけに必ず対応しなければならないと感じる従業員も出てくるかと思います。自らの障害に関する情報が、障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金または報奨金の申請のために用いるという利用目的に同意する場合だけ、呼びかけに対して回答すればよいということを、しっかりと伝える必要があります。
従業員が知られたくない障害の情報を、会社が強制して出させることはできないということですね。
そうですね。4について補足すると、障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金・報奨金の申請は、毎年度1回行うことから、把握・確認した情報を毎年度用いることを、あらかじめ本人の同意を得ておくと、個人情報の利用について確認作業の負担が減ります。注意点として、精神障害者保健福祉手帳の場合は、有効期限が2年間となっていますので、更新されたか否かの確認が必要です。
なるほど。情報に変更がないか確認し、会社側で把握している情報を更新しておく必要があるということですね。
この把握している情報の更新については、必要最小限に行うことが求められています。例えば、さきほどの精神障害者保健福祉手帳については、前回確認した有効期限を過ぎた最初の障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金・報奨金の申請のいずれかを行う際に、手帳の更新の有無や更新後の手帳の有効期限について確認を行うこととされています。
障害者の把握・確認、そして情報の更新の際には、注意すべき点がたくさんありますね。また分からないことが出てきましたら、質問したいと思います。
ここでは、上記の障害者を把握・確認する方法としてとり上げた、例外的に個人を特定して照会を行うことができる場合について補足しましょう。これは、障害者である従業員本人が、職場において障害者の雇用を支援するための公的制度や社内制度の活用を求めて、会社に対し自発的に提供した情報を根拠とする場合は、その個人を特定して障害者手帳等の所持を照会することができるとしているものです。参考リンクにあるリーフレット「プライバシーに配慮した障害者の把握・確認ガイドラインの概要」に、個人を特定して照会を行う根拠として適切な例や照会を行う際の注意点等もとり上げられています。併せて確認しておくとよいでしょう。
■参考リンク
厚生労働省「事業主の方へ」
厚生労働省「プライバシーに配慮した障害者の把握・確認ガイドラインの概要」
※文書作成日時点での法令に基づく内容となっております。
〇お客様の個人情報保護方針
アイ社会保険労務士事務所（以下当事務所）は、事業活動において個人情報を保護することが
社会的責務であることを認識し、以下の方針に基づき個人情報保護に努めます。
１・個人情報の適切な取り扱い
当事務所は、個人情報保護のための管理体制を確立するとともに、社内の規定およびその
他の基準に従い、適切な範囲と方法で個人情報の収集、利用、提供等を行います。
２・正確性および安全性を確保するための対策
当事務所は、個人情報の正確性および安全性を確保するための対策を実施し、個人情報へ
の不正アクセス、および個人情報の紛失、破棄、改ざん、漏えい等の予防に努めます。
３・法令・規範の遵守
当事務所は、個人情報の取り扱いについて、個人情報の保護に関する法令およびその他の
規範を遵守します。
４・個人情報に関する取り扱い
当事務所は、個人情報保護に関する取組みを継続的に見直し、改善および向上に努めま
す。
個人情報に関する取り扱い
アイ社会保険労務士事務所は、お取引にあたりお客様の個人情報をいただいておりま
す。以下の文面は、この度のお取引に伴い当事務所が取得するお客様の個人情報の保護
とお取扱いにつきまして、「個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法とい
います）の規定に従い、ご説明するものです。なお、お客様からの個人情報の開示は全
くの任意です。お客様が望まない情報を開示していただく必要はございませんが、必要
な個人情報をご提供いただけない場合、サービスの提供をお断りすることがございま
す。
個人情報に対する当事務所の基本姿勢
１・当事務所は、個人情報保護法の趣旨を尊重し、これを担保するために、「個人情報保護
方針」を定め、実行いたします。
お客様の個人情報の利用目的
当事務所は、お客様とのお取引に応じて、以下の利用目的で個人情報を取得いたします。
① 就業規則・社内規定の作成または見直し
② 人事・労務に関する相談、指導、アドバイス
③ 各種助成金に関する相談、手続き業務
④ 労働保険・社会保険に関する事務手続き代行
⑤ 研修、セミナー等へのお申込み受付
⑥ 労働保険・社会保険に関するご相談 等
２・当事務所または取引先の商品・サービス等の情報提供等に使用させていただく場合がありますが、この利用はお客様のお申し出により停止いたします。
３．その他、個人を特定できないよう加工を施したうえで、統計的分析に利用することがあ
ります。
お客様の個人情報処理の外部委託
１・当事務所は、十分な安全が確保されるよう適切な措置を取ったうえで、お客様の個人情報の処理を外部に委託することがあります。
２．当事務所は、お客様の個人情報を預託する委託業者と機密保持契約を締結いたします。
公にされている個人情報の収集
１・電話帳、新聞、雑誌など一般的に公開されている企業情報を収集し、営業活動に利用い
たします。
個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等の手続き
１．当事務所が保有する個人情報は、お客様ご本人から開示・訂正・利用停止・消去等の請求があった場合、当事務所プログラムに従い、適切かつ迅速に対応いたします。
２・当事務所への個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等の具体的な手続きに関しては個人情報に関するお問い合わせ窓口にご連絡をお願いいたします。
個人情報に関するお問い合わせ先
アイ社会保険労務士事務所 代表 藍 直樹
TEL：011-577-8757 FAX：011-577-8757
（電話受付時間：平日 9:00～17:00）
MAIL：ice.2105@ae.auone-net.jp （24時間受付）
サイト利用規約
この度は、アイ社会保険労務士事務所へお越いただき誠にありがとうございます。
このウェブサイト（http://www.iceblend02.biz、以下「当サイト」といいます）
は社会保険労務士・藍直樹が運営しております。
お客様が当サイトをご利用されるにあたっては、以下の利用規約をお読み頂き、
同意される場合にのみご利用下さい。
なお、本規約につきましては予告なく変更することがありますので、あらかじめ
御了承下さい。
第1条【サービス】
１・当サイトの利用に際してはウェブにアクセスする必要がありますが、利用者は自らの
費用と責任に必要な機器・ソフトウェア・通信手段等を用意し適切に接続・操作する
こととします。
２・当サイトでは社労士、その他士業に関する情報の提供等を行っておりますが、将来、
様々なサービスを追加したり、または変更・削除することがあります。
３・弊社は、当サイトが提供及び付随するサービスに対する保証行為を一切しておりませ
ん。また、弊社は、当サイトの提供するサービスの不確実性・サービス停止等に起因
する利用者への損害について、一切責任を負わないものとします。
第2条【個人情報の取り扱い】
当サイトとの利用に際して利用者から取得した氏名、メールアドレス、住所、
電話番号等の個人情報は、別途定める「プライバシーポリシー」に則り取り扱
われます。
第3条【著作権等知的財産権】
１・当サイト内のプログラム、商品写真その他の知的財産権は当事務所に帰属し
ます。利用者は、当該情報を私用目的で利用される場合に限り使用できます。
当事務所に無断で、それを越えて、使用（複製、送信、譲渡、二次利用等を
含む）することは禁じます。
２・当事務所のロゴ、屋号を無断で使用することはできません。
第4条【禁止事項】
１・当事務所は、利用者が以下の行為を行うことを禁じます。
１）当事務所または第三者に損害を与える行為、または損害を与える恐れのある行為
２）当事務所または第三者の財産、名誉、プライバシー等を侵害する行為、または侵害
する恐れのある行為
３）公序良俗に反する行為、またはその恐れのある行為
４）他人のメールアドレスを登録するなど、虚偽の申告、届出を行う行為
５）コンピュータウィルス等有害なプログラムを使用または提供する行為
６）迷惑メールやメールマガジン等を一方的に送付する行為
７）その他、法令に違反する行為、またはその恐れがある行為
８）その他弊社が不適切と判断する行為
２・上記に違反した場合、当事務所は利用者に対し損害賠償請求をすることができること
に利用者は同意します。
第5条【免責事項】
１・当事務所は、当サイトに掲載されている全ての情報を慎重に作成し、また管理します
が、その正確性および完全性などに関して、いかなる保証もするものではありませ
ん。
２・当事務所は、予告なしに、本サイトの運営を停止または中止し、また本サイトに掲載
されている情報の全部または一部を変更する場合があります。
３・利用者が当サイトを利用したこと、または何らかの原因によりこれをご利用できなか
ったことにより生じる一切の損害および第三者によるデータの書き込み、不正なアク
セス、発言、メールの送信等に関して生じる一切の損害について、当事務所は、何ら
責任を負うものではありません。
第6条 【契約解除】
１・当事務所は、利用者が本規約に反する行為をした場合、即時にサービスを停止するこ
とができます。
２・前項の事由が発生したとき、当事務所は利用者に損害賠償をすることができます。
第7条 【損害賠償】
本規約に違反した場合、当事務所に発生した損害を賠償していただきます。
第8条 【管轄裁判所】
万が一裁判所での争いとなったときは、札幌地方裁判所を第一審の専属管轄裁判所とします。
第9条【特例】
１・本規約に基づき、特別の規定が別途定められている場合があります。
２・当事務所の各サービスの説明のページに当規約と相反する規定があった場合は、各サ
ービスの説明ページに記載してある規定を適用します。
（附則）
本規約は、２０２１年１月１日より施行致します。
