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先日、同業者の集まる会合で、労働基準監督署の調査で賃金台帳を用意するように言われたが、その際、対応に困ったという話を聞いた。そこで、社労士に賃金台帳の備え付けの義務について確認することとした。
先日、同業者の集まる会合に参加した際、労働基準監督署の調査対応で資料を準備していたが、賃金台帳をどのように準備すればよいか分からず、当日大変だったという話を聞きました。
そうでしたか。多くの会社で、業務の効率化やデジタル化を進める中で、様々なアプリやシステムが開発され、利用も進んでいます。おそらく、その方はいざ準備しようとしたところ、どうすれば適切な形式で出力（印刷）できるのか分からず、慌てたということではないでしょうか。
はい、そのような話でした。当社も給与計算システムを導入しており、その中にデータで保存されているのですが、どのようなことに注意すればよいのでしょうか？
そもそも、この賃金台帳については労働基準法第108条に定めがありますが、これに関する通達（平成7年3月10日基収94号）が発出されています。そのポイントは以下の2点です。
給与計算システムにデータとして保存する場合も条件があるということですね。
その通りです。まず、1点目では、各事業場で賃金台帳の写しを出力（印刷）できる給与計算システムとなっていることが求められています。「事業場」が単位となっていますので、例えば工場長や支店長など管理責任者を配置して、勤務時間等の管理をしている場合は、「事業場」として取り扱います。
本社で給与計算をしている場合であっても、工場や支店が「事業場」となることがあり、そこで賃金台帳を備え付けなければならないということですね。
はい。労働基準監督署の調査で、「賃金台帳は本社で保管している」と回答すると、是正指導を受けることがあります。
賃金台帳に記載する給与の情報は、誰でも見ていいものではないため、本社以外での保管方法は慎重に考えることにします。
2点目は、労働基準監督官の臨検時等で、賃金台帳の閲覧・提出が必要な場合は、すぐに写しを提出できることが求められています。
印刷ですか。当社も数年前に給与計算システムを変更しましたが、労働基準監督署の調査が無かったこともあり、保管用として賃金台帳を印刷していません。
となると、すぐに、必要な記載事項が掲載される賃金台帳が、印刷されるようになっているかを確認しておいた方がよいですね。
そうですね。労働基準監督署の調査は、予告なく行われることもあります。いざ、突然の調査となったときには、どうしても慌ててしまいますので、印刷できるのか試しておかれるとよいでしょう。
わかりました。一度、確認してみます。
今回は、賃金台帳の備え付け義務についてとり上げましたが、保存期間・管理について補足します。
賃金台帳の保存期間は、5年となっていますが、当面の間3年とされています。また起算日については、最後の記入日からとなっています。賃金台帳を書面で保存している場合は、保存期間を過ぎたものは破棄することになりますが、給与計算システムの場合は保存期間経過後にデータをそのまま保存するのか、破棄するのかのルールを明確にしておくと良いでしょう。
■参考リンク
厚生労働省「賃金台帳をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。」
厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律について」
※文書作成日時点での法令に基づく内容となっております。
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